Manajemen Dokumentasi

“Eh fotoin dong, nanti fotonya share ya?”. “Eh foto yang tadi kirim dong.” “Yah udah kuhapus”. “Aduh lupa naruh fotonya di mana.”

Sering kali berbagai momen berharga kita di masa lampau menjadi suatu kisah yang penting untuk dikenang. Berawal dari percakapan grup Whatsapp SMA yang menanyakan foto beberapa tahun silam yang sudah banyak tidak memilikinya, namun tidak dengan seorang temanku. Ia ahli dalam pengarsipan, seorang yang detail dan perfectionist. Dia pun mengirimkan beberapa foto kegiatan itu. Well, betapa terkejutnya kami, semua foto masih tersimpan dengan rapi. Kami pun terheran bagaimana dia menyimpan semua foto yang sudah “baheulak” itu. Lalu, dia menceritakan bahwa dia mendokumentasikan di google drive dengan urutan waktu. Pikirku “menarik juga”. Aku pikir pun selama ini aku upload google drive asal-asalan jadi lupa sampai mana aku uploadnya dan nyari fotonya pun susah ._.

Dari sana, aku ingin menata dokumentasiku dengan style ku sendiri

Salah satu pilihan cara, yaitu dengan urutan kegiatan dan waktu. Hal ini aku pilih karena aku memang seseorang yang mudah mengingat suatu kegiatan secara berurutan (tidak ingat bulan dan tanggal secara persis). Dengan folder kegiatan dan di dalamnya ada waktu berdasarkan tahun, aku bisa mudah menemukan foto tersebut karna jelas beda kegiatannya, dan jelas beda tahunnya (jadul atau nggaknya).

Sebelum diupload di google drive, terlebih dahulu dirapikan file-filenya di PC. Aku kumpulkan semua file jadi satu folder.

 

Buat folder berdasarkan beberapa kategori kegiatan atau Subjek. Contoh : Formaiska, Keluarga, Lomba, Physics Edu, Pramuka, SIM. (pilih sesuai yang kamu inginkan)

 

Dalam setiap folder tersebut, tambahkan folder tahun. Misal : 2016, 2017, dst.

Masukkan foto-fotomu berdasarkan kategori tadi. Kamu bisa melihat tanggal foto itu diambil dari properties. Kamu bebas mau mengganti nama foto-fotomu atau tidak. Kalau untukku sih tidak perlu diubah namanya, karna banyak banget kalo ganti nama kelamaan.

 

Alasan lain kenapa aku mengurutkan berdasarkan kegiatan dan waktu, aku bisa mengupload ke google drive secara berkala setiap tahunnya. Mungkin kamu bisa memodifikasi cara ini dengan versimu. Jika kamu punya cara yang menurutmu lebih efektif, silakan kasih tambahan di komentar

Thanks to @sunsetkeliling -Indira Fauziah Kusumahapsari-

Selagi Mahasiswa S1, Apply visa Jepangmu dan Dapatkan Diskon, bahkan Gratis

Flashback setahun yang lalu, tepatnya di awal bulan Agustus 2018, ketika aku diberikan kesempatan mengunjungi Jepang.  Agendaku di Jepang merupakan suatu kompetisi dalam waktu yang cukup singkat. Dari tim kami belum ada yang pernah membuat visa dan ini adalah pertama kalinya kami akan pergi ke luar negeri di negeri Sakura yang merupakan negeri impian anggota tim kami. Kami pun mencoba mencari informasi tentang apply visa melalui website https://www.id.emb-japan.go.jp/visa_3.html dan mencoba mencari review tentang apply visa di Jepang. Kalau dari berbagai review yang kami baca, apply visa di Jepang ini cukup ketat. Banyak kasus yang ditolak ketika berkas kita tidak sempurna meskipun sudah membeli tiket pesawat, pesan penginapan, dll. Bahkan visa yang sudah terbit pun, bisa ditolak sesampainya di Jepang. Kami pun was-was dan benar-benar mempersiapkan berkas-berkas ke Jepang kami. Kami yang baru sempat apply hampir satu pekan sebelum keberangkatan pun banyak-banyak berdoa sembari senam jantung. Terlebih lagi, visa yang kami apply menggunakan surat kuasa, di mana yang meng-apply ke kedubes diwakilkan oleh seorang temanku yang tinggal di Jakarta.

Karena kami adalah mahasiswa, kami memerlukan Surat keterangan aktif kuliah. Surat kami ini baru terbit mendekati hari keberangkatan kami. Karena kami takut kalau ngga sampai dalam tempo waktu, kami pun meng-scannya, dan beberapa berkas lain pun kami scan. Kami pikir ini adalah hal yang lumrah, karena berkas kami tidak ada yang cacat (murni scan dan tidak ada manipulasi).

Ketika temanku meng-apply visa di Jakarta, berkas kami yang menggunakan scan-scanan pun ditolak dan ada beberapa berkas yang kurang. Sudah sepekan lagi berangkat tapi berkas kami ditolak. (Potek hati adek). Kawanku yang di Jakarta pun panik dan khawatir. Takut jika rencana keberangkatan kita gagal. Maklum, kami sudah memberlli tiket pesawat PP yang harganya 5jt lebih, beli tiket Solo-Jkt, dan berbagai hal lain. Lalu aku yang di Solo pun berpikir, apakah aku harus menyusul ke Jakarta untuk mengirim berkas sekalian membantu temanku? Aku kasian kalau dia, panik karena kalau dia panik memang bikin geger orang sekampung.

Setelah berpikir cepat dengan rekan setim yang lain, kamipun segera tancap gas ke fotocopyan untuk mencetak berkas yang belum clear. Saat itu waktu menunjukkan pukul 12.00 sehingga kita perlu cepat menyelesaikan berkas-berkas untuk dikirim sebelum jam 1 siang (ekspedisi JNE kilat satu hari sampai cut off jam 1 siang). Akhirnya kami sampai di ekspedisi sekitaran jam 1, namun belum cut off. Sedikit lega kami karna berhasil bekerja secara kilat. Semalam menunggu dan berharap semoga cepat sampai dan terus mengontak temanku di Jakarta sembari pasrah.

Sebelum berkas datang temanku bersiap untuk berangkat sehingga saat berkas sampai ia segera pergi ke kedubes. Alhamdulillah berkas sampai pagi sehingga masih bisa apply visa di hari itu juga. Kami yang di Solo pun tinggal berdoa.

Setelah selesai apply, temanku pun mengabari bahwa berkas sudah di apply dan dia diberi harga murah untuk visanya bersama dengan temanku, 160.000-an (lupa tepatnya) sedangkan aku membayar harga normal, 650.000. Setelah ku tanya kenapa bisa begitu, ternyata dalam surat keterangan aktif harus ada tulisan "S1 Pendidikan Fisika", sedangkan aku hanya mencantumkan Pendidikan Fisika saja. Hanya selisih sedikit diberi harga mahal :) tapi yaa sudah buat pengalaman. Alasannya perbedaan harga itu seingetku karna Kedubes bekerjasama dengan Kemenristekdikti untuk S1 saja, kalau diploma tidak. Lebih tepatnya, Guna mendukung program pertukaran pemuda antara Jepang dan negara anggota ASEAN, pemerintah Jepang memberikan kebijakan bebas biaya visa bagi mahasiswa negara anggota ASEAN yang bermaksud mengunjungi Jepang dengan syarat yang ditentukan, -read https://www.denpasar.id.emb-japan.go.jp/indonesia/document/02_06_03aseans1_id.pdf -. Pradugaku, sebenarnya kami bisa dapet visa gratis dengan syarat visa single entry (tidak diwakilkan), sedangkan visku adalah visa multiple entry (barengan). Tapi yaa, yasudah sih buat pengalaman.

Visaku dijadwalkan terbit H-1 keberangkatan ke Jepang dengan estimasi waktu 3 hari kerja kalau cepat. Selain itu, kawanku bercerita bahwa ada berkas lagi yang belum tercetak sehingga harus dicetak di kedubes dengan harga pelembar 5000 atau 2000 yaa (aku lupa persisnya, tapi cukup mahal juga). Yah, untuk pengalaman jangan sampai berkas ada yang tercecer biar hemat, hehe. Dan akhirnya visa kami bisa diambil di hari sesuai estimasi, dan kamipun bisa sampai Jepang dengan selamat.

Kalau teman ada pengalaman indah tentang visa Jepang, bisa tulis di komentar.